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ドイツの研究者ビザを取る 【日本：準備編】
はじめに
日本人が海外で働くのはとても大変です。大抵の国の場合は3ヶ月以内ならば観光ビザでおkなのですが、就職する場合はそうはいきません。
3ヶ月以上の滞在の場合で収入をえるとなると色々大変です。ここでは研究者としてドイツの研究所や大学で働く場合に必要な「研究者ビザ」の取り方について私の経験をふまえてつらつらかいていきたいと思います。
この記事は2023年3月現在の情報ですので、最新情報をドイツ領事館のサイトできちっと確認しましょう。また、個人個人によって必要書類も違ってきます。この記事はあくまで「参考」にして、ドイツ大使館や就職先(大学、研究所)のビザ係の人に問合せましょう。もし就職先にそういった係がないのであれば、いくのはやめといたほうがいいでしょう。
また、「この記事通りにしたのに!」なんて苦情は一切うけつけませんし、責任もとりかねます。自己責任でおねがいします。
必要書類
3月25日現在、研究者ビザの発給には以下の物を要求されるとドイツ領事館のサイトに書いてあります：
" Please prepare two identical application sets with all of the following documents in the given order. Incomplete documentation may result in the rejection of your application."
- Valid national passport with at least two blank visa-pages and two copies
- Application form fully completed including declaration Section 54 (2) 8, duly signed
- If you wish to receive your Passport with your Visa by mail: Applicant at the Embassy in Tokyo: a self-addressed LetterPack 520. Applicant at the General Consulate in Osaka: a self-addressed DIN A4 envelop
- Two passport photographs, not older than three months with a bright background and frontal view of the face
- Copy of your passport’s data page
- Copy of your Japanese residence card – if applicable
- Curriculum vitae of professional career, including certificates, diplomas, etc.
- Hosting Agreement/Contract original from a German university or public research institute (more details under #1)
- University degree, original and copy, AND if applicable: official translation into German or English
- Visa fee (75 EUR, payable by cash or credit card in Japanese Yen according to the official exchange rate on the date of application)
まず初めに注目したいのは
Please prepare two identical application sets with all of the following documents in the given order. Incomplete documentation may result in the rejection of your application.
ここですね。 これ。非常にややこしい。後ろの方をちょっとみてみると、パスポートとか書いてあるので、パスポートを二つどうよういしろと!？って感じになります。Visa feeも75EURを2回払わされるのか？と。
答えは、原本のみで構成された書類1セット+コピーのみで構成された書類二セットが必要という事になります。
詳しく説明すると、書類を大使館に持っていくと、ビザの審査官(日本語、英語、ドイツ語が話せるマルチリンガルの日本人です)が一枚ずつ書類をチェックしていきます。そこで、審査官は原本を見てコピーに、原本のコピーであるという証明のハンコを押します。そしてパスポート以外の原本はその場で返却されます。なので、日本国発行の二つ目のパスポートや、ビザの代金を2度払うなどというバカげた事はしなくて大丈夫です。
私はこの部分がわからなくて非常に戸惑いました。バカでしょう~、でもこういう書類仕事って一つでも不備があると落とされて出入国履歴に傷がついたりして非常にめんどうなので、念には念をいれて準備をしたほうがいいです。
これを念頭において一つずつみていきましょう。
Valid national passport with at least two blank visa-pages and two copies
さて、ここで困るのが全て同じ物を二部ずつもってこいという事。なので、非常にバカバカしいのですが、わたしは言葉通りにパスポートの全てのページのコピーを2部ずつ2セット、しかも、2セット目には原本がないという事でもう1部、計5セットのパスポートの全てのページのコピーを取りました。
結論からいうとこんなバカげた事はしなくて大丈夫です。最低限
- パスポートの顔写真のあるページのコピー2部
もし余力があれば一応上に加えて、
- 他国の長期ビザが貼ってあればそのページのコピー2部
- 表と裏病死のコピー2部
をもっていきましょう。ここで最ももっとも事な事はパスポートの原本を忘れない事です。コピー機に忘れないようにしましょう。
Application form fully completed including declaration Section 54 (2) 8, duly signed
これは本当にきかれた事をすなおに書くだけで大丈夫です。あたりまえですが、英語又はドイツ語で書きましょう。
全てをしっかり埋めれば、PDFが出力されます。2部ずつプリントアウトしましょう。全ての質問と答えの後に、署名をする場所が2箇所あります。どちらにも署名をした後に署名をした場所(都市名と国)と日付を忘れずに書きましょう。つまり計4回署名をする事になります。証明をした物をコピーしては絶対にだめです
また、最後にある "including declaration Section 54 (2) 8, duly signed" ですが、バーコードのページの前にあるページの署名がそれだと思うのですが、私は一応
ドイツ大使館：申請用紙等にあるビザ用誓約書 / Declaration Formのページの最初の部分にも2部サインして。もっていきました。
署名における"place"(Ort)について
ドイツの文書の署名欄には署名と日付に加えて場所(place=Ort)を書く事を要求されます。ドイツの都市であれば国まで書く必要はありませんし、日本の都市でも大きな所であれば大丈夫でしょう。でもマイナーな都市におすまいであれば、Itoigawa, JapanのようにJapanをつければ安心かもしれません。ハッキリいってドイツの領事館があるTokyoとOsaka以外の都市はJapanを書いておいた方がいいと思います。
顔写真について。
プリントアウトされたフォームの一番最初のページに顔写真を置く場所があると思います(糊ではらないようにと書いてある)。これは後述する
Two passport photographs, not older than three months with a bright background and frontal view of the face
これです。1部につき1枚です。つまり、全体で必要な証明写真は合計2枚のみです。わたしは変に勘ぐって6枚も用意してしまいました。バカですね…
糊付けしては絶対にいけません 。写真を傷つけないようにクリップなどでとめておくか小袋にいれて提出しましょう。
If you wish to receive your Passport with your Visa by mail: Applicant at the Embassy in Tokyo: a self-addressed LetterPack 520
私は東京のドイツ大使館には実家から歩いていったのでこれについてはよくわかりません。ごめんなさい。
Two passport photographs, not older than three months with a bright background and frontal view of the face
これはApplication Formに添付する写真です。全く同じ写真が各セットに一枚ずつ、計2枚必要です。心配なら一応4枚もっていきましょう(私はトチ狂って6枚もっていきました…お金の無駄だけど安心を買ったと思えば安い？です。結局4枚帰ってきました笑)。
ドイツ大使館：申請用紙等にあるビザ用写真例を厳守しましょう。お金をケチって青い背景にしたり、見栄をはって美肌加工とかをしないようにしましょう。加工などをすると入国時に弾かれるかもしれません。
わたしはスマホに保存できる証明写真機(KIREIみたいなやつ)で青背景でとって合成で背景をグレーにして他補正なしでパスポート/マイナンバー用を3枚ずつ6枚印刷しました。一番コスパがいいと思います。合成以外でグレーをやってくれる所はなかなかなかったんですが、あとで日比谷のパスポートセンターの入ってるビルでできる事が偶然わかったので情報としておいておきます。
背景がグレーなので服は暗めの色のほうがいいかもしれません。私は白いシャツでとってしまって失敗した!って思いました(過度な心配性)
Copy of your passport’s data page
これは Valid national passport with at least two blank visa-pages and two copies で説明した通りですね。一応各セットにつき1部ずつ合計2部用意しておきましょう。まぁでもぶっちゃけ一番最初にあるやつで十分です。
Copy of your Japanese residence card – if applicable
私は日本国籍をもっているので必要ありませんでした。
Curriculum vitae of professional career, including certificates, diplomas, etc.
履歴書です。手書きは絶対にだめです。
私は自分で英語で書いて友達にドイツ語にやくしてもらった物を各セット1部ずつ合計2部もっていきましたが、英語の原本のみでいいといわれドイツ語に訳した物が返されました。英語やドイツ語が苦手な人は日本語で書いて翻訳サービスを通しましょう。
私が履歴書に書いたのは以下の項目です
- 顔写真 (パスポート用、こちらは糊付け)
- 出生地、生年月日、住所、電話番号、メアド、linkedin
- 自己PR (1段落)
- 学歴
- 主な著作物
- 職歴
- leadership roles
- スキル
- 語学力
- 奨学金及び賞
ここまでで丁度2ページでした。
最後のページにはRefereeつまり推薦人ですね。博士と修士の指導教授と就職先のPrinciple Investigatorの連絡先を書きました。
Hosting Agreement/Contract original from a German university or public research institute (more details under #1)
これは。大学から電子的に送られてきた物を各セット1部ずつ、計2部もっていきました。これは原本がなくても、電子的に送られて来た事を説明して問題はありませんでした。
この書類、最後に署名をしないといけない欄があります。必ず署名をした後場所、日付を書きましょう!!
重ね重ね書いているように、署名をした物をコピーするのではなくコピーした物に署名をしましょう(もちろん場所と日付は同じで)。
University degree, original and copy, AND if applicable: official translation into German or English
学位記です。後述するANABINのページも印刷してもっていきましょう。学士、修士、博士もっている物すべてと翻訳された物をもっていきましょう。大学によってはお金を払えば英語で発行してくれる所もあるようです。原本を必ずもっていきそれにプラスでコピーを各セット1部ずつ、合計2部ずつもっていきましょう。翻訳の原本も童謡にコピーを各セット1部ずつ合計2部ずつもっていきましょう。ANABINも同じです。
ANABINについて
ドイツにはANABINというお役所が管理する高等教育機関認定しすてむみたいなのが存在します。わたしドイツ語はグーグル翻訳以上はよくわからないので、なんの略かは書きません。
私の場合大学側に全ての学位記のコピーを送った所、それに対応するANABINのページを送ってくれました。なので、もしわからない場合就職先に頼みましょう。Chromeの翻訳機能を使えば自分でも探せるはずです。
まだ卒業してない人。
私の場合、博士は修了したのですが、卒業式まで学位記がとれないという事でビザの申請ではなく、就職が少々面倒でした。
私の場合は修了を証明するレターを発行してもらい、それを就職先に提出して、それを根拠として博士卒業同等とみなしてもらい無事就職する事ができたので、そのレター(電子的に発行された物なので原本は無し)のコピーを各セット一部ずつ合計2部用紙してANABINと共に提出しました。きかれたのでそのまま説明して通りました。
Apostille: オーストラリアで学位を取った方へ。
私は学位をオーストラリアでとっているのですが、オーストラリアの学位はドイツでは政府によるアポスティーユ(赤い蝋の印)がないと学位として認定されないというトラップがありました。幸いな事にオーストラライ大使館は学位に対するアポスティーユサービスを郵便で行う事ができたので3日程度でもらう事ができました。
事前にオーストラリア大使館に学位記にアポスティーユが必要な由と名前、電話番号、住所を書いたメールを送りMyEqualのリンクを同じメールを送ると「アポスティーユを付与する事ができます」という返信がきます。その後必要書類に記入し、返信用のレターパックといっしょにレターパックにぶちこんで送ればおっけーです。すぐにきます。オーストラリア大使館の人たちはすごく親切です。
Visa fee (75 EUR, payable by cash or credit card in Japanese Yen according to the official exchange rate on the date of application)
これは大使館ではらいます。日本円で1万800円でした(為替で変動しました)。現金でピッタリ払うと喜ばれます。
その他
わたしはその他に
- employment contract or detailed letter (containing salary, working hours, workplace, duration of work contract, etc) from your future employer in Germany (ドイツ語と英語)
- 保険の仮契約 (ドイツ語と英語)
- ワクチン摂取証明 (英語)
- オーストラリアでの語学学習のdiploma
を各セット一部ずつ合計2部ずつもっていきました。雇用契約のレター(ドイツ語)と保険の仮契約書(ドイツ語)以外は返されました。
おわりに
まーーーーーーーーーーーーーーーーーめんどくさいですね。まぁきちっと書かれた事をやっていって持っていけば大丈夫なので焦らずに丁寧にやってください。原本の置きわすれにご注意を!
では、次回の大使館編(ビザ認可編)を乞うご期待!